Wat als je de communicatie rondom het beheer van gemalen soepel, eenduidiger én juridisch sluitend kunt organiseren? De gemeente Roosendaal laat zien dat het kan door het beheerproces én het contractmanagement van gemalen strategisch te standaardiseren met behulp van een koppeling tussen beheerapplicatie SAM en de open standaard VISI.
Het gemaal Kalsdonk bij Roosendaal.
De koppeling van VISI en SAM is een veelbelovende stap in duurzame en betrouwbare samenwerking, zeker gezien het grote aantal gemalen dat Nederland telt.
De initiatiefnemer is Alex Kalden, eigenaar van Transmeto en lid van de VISI-gebruikerscommissie van digiGO, die deze open standaard beheert. “Wij zijn geen softwareleverancier, maar een kennisschakel. Wij ontwikkelen tools op basis van de VISI-standaard samen met de softwareleveranciers. Zij leveren het gereedschap, wij maken het bruikbaar voor de praktijk. Daardoor kennen we ook precies de beperkingen.”
Roosendaal werkte al jaren met VISI in projecten. Bij een nieuwe aanbesteding voor het onderhoud van gemalen ontstond een nieuwe vraag: hoe zorg je dat de formele communicatie met opdrachtnemers die voor het beheer met SAM werken, ook via gestandaardiseerde processen verloopt?
SAM is een platform voor riool technisch beheer, veelgebruikt door zowel gemeenten als aannemers. Maar waar operationele meldingen en werkorders wel worden vastgelegd, gebeurde formele opdrachtverlening, inclusief akkoord en terugkoppeling, nog buitenom plaats.
De juridische borging was daarin een doorslaggevende factor: waar SAM vooral operationele data vastlegt, zorgt VISI voor formele, juridisch sluitende communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Dat gaf Roosendaal de zekerheid dat afspraken aantoonbaar en herleidbaar zijn, ook over de systeemgrenzen heen.
Kalden: “Samen met softwareleveranciers SAM B.V. en Bakker&Spees (VISI) zijn wij door de gemeente betrokken bij dit vraagstuk, en hebben we een API-koppeling gerealiseerd tussen SAM en VISI. Daarmee kunnen werkorders die in SAM ontstaan, automatisch worden vertaald naar formele VISI-communicatie, inclusief goedkeuring, opvolging en vastlegging.”
De voordelen zijn duidelijk:
De keuze om via API’s te koppelen is bewust gemaakt. “Zo blijf je software onafhankelijk” aldus Kalden. “Dat maakt overstappen of aanpassen in de toekomst eenvoudiger, aan zowel de VISI- als de SAM-kant”.
Deze aanpak is ook interessant voor andere toepassingen. “We laten hiermee zien dat VISI prima samenwerkt, ook met minder gangbare applicaties als SharePoint of andere beheeroplossingen.” En met meer dan 170 gemeenten die SAM gebruiken, is de impact potentieel groot.
Door standaardisatie en koppeling ontstaat transparantie in de keten. Gemeenten krijgen grip op contracten, opdrachtnemers weten precies waar ze aan toe zijn en het risico op faalkosten daalt.
Bovendien sluit deze aanpak aan bij landelijke ontwikkelingen zoals het Gegevenswoordenboek Stedelijk Water (GWSW), een verplichte standaard voor gegevensuitwisseling binnen het stedelijk waterbeheer. Kalden: “Doordat deze koppeling SAM GWSW-compliant maakt, helpen we gemeenten ook om aan hun landelijke verplichtingen te voldoen.”
Voor Kalden is VISI meer dan een communicatieprotocol: “Het is digitale bedrijfsvoering. Niet alleen voor externe opdrachtverlening, maar ook binnen je organisatie. Leg je afspraken vast tussen afdelingen, inclusief uren en financiën, dan voorkom je misverstanden en ben je aantoonbaar in control.” Zijn boodschap aan gemeenten en organisaties: “Standaardiseer, uniformeer en koppel. Dan kun je procesdenken eindelijk omzetten in procesdoen!”
Meer weten over VISI of hoe jouw organisatie ermee aan de slag kan? Lees meer via de button hieronder.