Offertes sneller en consistenter door AI-tool bij Croonwolter&dros
Situatie juli 2025
Bij Croonwolter&dros besparen medewerkers dankzij een zelfontwikkelde AI-offertetool honderden uren op het opstellen van offertes. De tool genereert automatisch professionele documenten op basis van bestaande formats en slimme prompts. De oplossing liet in de eerste testen al direct praktische waarde zien en inspireert collega’s uit andere afdelingen om AI breder in te zetten. Andere bedrijven in de technische sector kunnen met beperkte investeringen soortgelijke voordelen behalen. Zeker voor bedrijven die grote aantallen relatief standaard offertes maken, biedt dit veel potentieel.
Deel ook jouw best practice!
digiGO is op zoek naar meer best practices: bedrijven die een nuttige ervaring of innovatie hebben op het gebied van digitaal samenwerken, en die daarover willen delen. Wij doen een online interview, schrijven het artikel en laten dat door jou checken, we sturen een fotograaf bij je langs en zetten de case online.
Croonwolter&dros is een toonaangevende systeemintegrator en installatiebedrijf met circa 3000 medewerkers. Het bedrijf richt zich op complexe infrastructuurprojecten zoals bruggen, sluizen en defensieopdrachten. Charlie ter Horst leidt daar het AI-team binnen de technische automatiseringsafdeling (TAI). “Ik probeer dingen makkelijker te maken voor onszelf én voor klanten. Ik wil voorkomen dat we eindeloos blijven copy-pasten,” vertelt Charlie. Naast de offertetool ontwikkelde zijn team ook een notuleer-app en werkt het aan diverse andere AI-toepassingen.
Het opstellen van offertes bleek bij Croonwolter&dros tijdrovend en foutgevoelig. “De eerste keer was het nog leuk, maar bij de tiende offerte dacht ik: dit moet slimmer kunnen,” zegt Charlie. Vooral voor kleinere projecten en standaarddiensten ontstond veel herhaalwerk. Het kopiëren van teksten en het handmatig aanpassen aan klantwensen kostte veel tijd. Bovendien was het lastig om consistentie en kwaliteit te waarborgen over honderden offertes per jaar. Binnen een organisatie met strenge eisen aan dataveiligheid moest een robuuste en veilige oplossing worden gevonden.
Charlie bouwde op een zondagmiddag een eerste proof of concept: “Een ‘houtje-touwtje’ versie, maar het werkte verrassend goed.” Vervolgens ontwikkelden twee stagiairs een volwassen versie met een gebruiksvriendelijke front-end in Microsoft Azure. Medewerkers kunnen nu snel offertes genereren op basis van bestaande formats. Een intake helpt bepalen welke inhoudselementen en voorwaarden in een specifieke offerte moeten staan. Vervolgens maakt het AI-model een consistente offerte die eenvoudig naar Word wordt geëxporteerd. De tool ondersteunt inmiddels meerdere stijlen en formats voor verschillende divisies.
De offertetool gebruikt onder de motorkap de OpenAI-modellen via een beveiligde Azure-omgeving. “Dat was belangrijk vanwege onze ISO-certificeringen en de gevoeligheid van de data,” legt Charlie uit. De front-end is gebouwd op het Azure-platform. Er is veel aandacht besteed aan de conversie naar Word om het eindresultaat professioneel op te maken volgens vastgestelde templates. De technische uitdagingen zaten vooral in het goed beheren van opmaak en paginabreaks. “We hebben er best wat tijd in moeten steken om dit tot 99% perfect te krijgen,” aldus Charlie.
De eerste resultaten zijn indrukwekkend. “Bij drie montageclubs besparen medewerkers zeker drie kwartier tot een uur per offerte,” vertelt Charlie. Bij zo’n 500 offertes per jaar komt dat neer op 1500 bespaarde uren. In de hele organisatie worden jaarlijks naar schatting 6000 offertes verstuurd die geschikt zijn voor automatisering. Dit betekent potentieel een besparing van 6000 uur per jaar, gelijk aan bijna vier FTE’s. De ontwikkelkosten vielen mee: ongeveer €30.000 aan inzet van twee stagiairs en begeleiding. Daarmee was de investering snel terugverdiend.
De offertetool is nog in verdere uitrol. “Deze wil ik zeker verder uitbouwen. Het is een concreet voorbeeld waarmee ik management kan overtuigen van de kracht van AI,” aldus Charlie. Daarnaast werkt het team aan andere AI-oplossingen, zoals een notuleer-app, een contractscan voor risicoanalyse en automatisering van ontwerpwerk. Het advies aan andere bedrijven: “Begin gewoon! Start klein en experimenteer gecontroleerd, dan zie je snel waar AI sterk is en waar niet.”
Wil je hier meer over weten en kennis delen? Neem dan contact Charlie ter Horst.
